TelAnPro | Tipps und Hinweise

  • Nützliche Tipps für Firmen, Arztpraxen und Behörden | Tipps zum Text und zum Audio-Format

Tipps für Firmen

Den Firmen-Anrufbeantworter richtig besprechen

Mit 3 Schritten zur perfekten Bandansage:

Eine oftmals in Unternehmen unterschätzte und als profan wahrgenommene Frage ist die Frage der inhaltlichen und strukturellen Gestaltung einer Bandansage in Warteschleifen oder Anrufbeantwortern. Die Präsentation am Telefon gehört zu den wichtigsten imagebildenden Elementen in der Firmenpräsentation nach außen. Da diese auf rein auditive Wahrnehmung reduziert ist, sind Fehler oder verschenkte Potentiale bei unprofessionellem oder lieblosem Einsatz sehr häufig. Neben vielen weiteren Feinheiten gilt es hier, einige Grundregeln zu beachten, welche nachfolgend kurz aufgezählt sind. Die oberste Regel lautet aber natürlich: "Machen Sie es von Anfang an richtig!"


Eine positive Grundstimmung vermitteln

Versetzen Sie sich in Ihren (potentiellen) Kunden! Trifft dieser am Telefon nicht auf einen Menschen, sondern auf eine Maschine, so ist er natürlicherweise erst einmal genervt. Um trotzdem einen Inhalt ohne lebenden Telefonisten vermitteln zu können, muss das, was man hört zum einen inhaltlich interessant und prägnant und zum anderen emotional aktiv entspannend wirken. Das wirksamste Mittel hierfür ist eine Einleitung mit Musik. Erst nach 2 bis 3 Sekunden Musik sollte dann der eigentliche Ansagetext beginnen. Individuell gestaltete Ansagen mit musikalischer Untermalung sind unsere Spezialität. Unsere langjährige Erfahrung auf dem Gebiet der Produktion von Ansagen für Warteschleifen und Anrufbeantworter fließt dabei in den Aufbau jeder Ansage, was z.B. Sprechtempo, Pausengestaltung oder Wiederholungen von Textteilen betrifft ein.


Sympathie erzeugen

Dies funktioniert psychologisch gesehen über exakt 3 Varianten der Stimmgebung der Sprecherin bzw. des Sprechers: Kompetenz und dominantes Auftreten Sexyness und verführerisches Umschmeicheln Verrücktheiten und Unerwartetes. Letzteres ist sozusagen die psychologische Königsdisziplin des Ansagetextes. Diese sollte jedoch streng dosiert und subtil eingesetzt werden. Wenn sie ihrem Kunden beim Anhören ein leichtes Grinsen entlocken können, haben Sie auf jeden Fall schon seine Aufmerksamkeit und sein Wohlwollen gewonnen. Unser umfangreicher Pool an professionellen Sprecherinnen und Sprechern und unsere langjährige Erfahrung im Bereich Telefonansagen werden Ihrem Unternehmen einen unverwechselbaren Ausdruck verleihen.


Interesse fokussieren

Kein Mensch möchte lange Monologe hören. Aufzählungen von allen möglichen Angeboten oder Geschäftsfeldern sind fehl am Platz. In aller Regel weiß Ihr potentieller Kunde, wen er da angerufen hat und warum. Die wahre Aufgabe eines Anrufbeantworters ist zunächst eine psychologische: Eine Entschuldigung an Ihren Kunden für die Nichterreichbarkeit. Wichtig ist natürlich im Folgenden der Name des Unternehmens, damit klar ist, dass man sich nicht verwählt hat. Dann kommt der eigentliche Informations-Teil, der wie schon beschrieben verschieden emotional gestaltet sein kann. Sie haben nun ca. 30 Sekunden Zeit, ein Image zu präsentieren, welches Ihrem Unternehmen entspricht und den Kunden inhaltlich abholt. Eine der wichtigsten zu klärenden Fragen ist die der Erreichbarkeit. Die Geschäftszeiten, alternative Rufnummern oder E-Mail- bzw. Web-Adressen werden normalerweise durch den Anrufer abgewartet und sollten daher am Ende der Ansage platziert werden. Sie haben Fragen zur Gestaltung? Wir beraten Sie gern!

Telefonansagen für Firmen, Warteschleifenansagen für Firma, Anrufbeantworteransagen geschäftlich

Tipps für Arztpraxen

Der Praxis-Anrufbeantworter-Text

Häufig wird die Wichtigkeit eines Anrufbeantworters in der Arztpraxis oder Apotheke unterschätzt.

Nicht allein aus Imagegründen im Sinne von Präsentation nach außen sollten Telefonansagen für Patienten genutzt werden. Längst gibt es auch Vorgaben zum Besprechen des Anrufbeantworters seitens des Gesetzgebers oder der Kassenärztlichen Vereinigung (KV).

Als Arzt bzw. Inhaber einer Praxis oder Apotheke liegt in aller Regel ein sogenannter Sicherstellungsauftrag vor. Patienten müssen theoretisch 24 Stunden in ihrem Hilfegesuch einen Ansprechpartner finden. Ist dieser nicht verfügbar, sollte der Patient über einen Anrufbeantworter Text Informationen über Praxis-Sprechstundenzeiten, Notdienst-Nummern, Praxis-Vertretung oder die Nummer des nächsten Krankenhauses erhalten. All diese wichtigen und nützlichen Angaben gilt es natürlich ansprechend und professionell zu verpacken.

Wir bei TelAnPro haben uns auf Telefon-Ansagen für Arztpraxen spezialisiert. Wir beraten Sie gern über die umfassende und zugleich ansprechende Audiopräsentation Ihrer Praxis. Wir produzieren Ihren individuellen Text zur Patienteninformation für Urlaub, Vertretung oder Ruhezeiten in Studio-Qualität. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an! - Es lohnt sich.

Telefonansagen für Firmen, Warteschleifenansagen für Firma, Anrufbeantworteransagen geschäftlich

Tipps für Behörden

Amtliche Warteschleifen und Anrufbeantworter-Ansagen

Die Zeiten von Amtsschimmel sind vorbei.

Heute zählt Effizienz und Präzision, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung. Die oftmals überbordende Arbeit und Bürgernähe wird durch unzählige Telefonanrufe und Auskünfte häufig verlangsamt und ständig unterbrochen. Und dabei haben bis zu einem Drittel aller behördlichen Kommunikation am Telefon zum Inhalt, wohin sich der Anrufer richtigerweise hätte wenden sollen.

Geben Sie Ihrem telefonischen Erscheinungsbild nach außen und Ihrer Kommunikationsfähigkeit mit dem Bürger einen professionellen Rahmen, der allen Herausforderungen an eGovernment, Effizienzgestaltung und Image bzw. Öffentlichkeitsarbeit und Service entspricht.

Die Firma TelAnPro ist spezialisiert auf die Produktion von behördlichen Ansagetexten mit musikalischer Hintergrunduntermalung und bietet speziell angepasste Lizenzen für z.B. Anschlüsse mit sehr vielen Teilnehmern bzw. Endgeräten und jederzeitige Erweiterung und Aktualisierung der Ansagen und Texte. Gern machen wir Ihnen Vorschläge und geben Beispiele für Texte oder Ansagen-Muster für das Besprechen Ihres Anrufbeantworters oder ihrer Telefonanlage.

Für deutschlandweit zahlreiche Behörden auf Stadt-, Landes- oder Bundesebene ist TelAnPro ein verlässlicher Partner und kompetenter Berater. Wir bieten Ihnen Ansagen auf Deutsch, Englisch, Französisch und in vielen weiteren Sprachen.

Wir beraten Sie gern zu Ihrer umfassenden und zugleich ansprechenden Audiopräsentation über Ihre Telefonanlage. Wir produzieren Ihre individuellen Texte zu Bürgerinformation, Sprechzeiten und Ansprechpartnern. Hierbei arbeiten wir Hand in Hand mit Ihrer IT-Abteilung und Haustechnik.

Telefonansagen für Firmen, Warteschleifenansagen für Firma, Anrufbeantworteransagen geschäftlich

Tipps zum Text

Hinweise zur Struktur von Anrufbeantworter- und Warteschleifentext

Werbung bei einer Anrufbeantworter-Ansage?

Für eine Anrufbeantworteransage empfiehlt es sich nicht, Werbeblöcke zu integrieren, da der Kunde eigentlich nur 2 Ziele hat. Erstens: Er möchte erfahren, wie er Sie schnellstmöglich erreichen kann. Hierfür wartet er auf die Nennung von E-Mail-Adrerssen oder alternativen Telefonnummern. Und zweitens: Er möchte Ihnen eine Nachricht nach dem Piepton hinterlassen. Hierfür benötigt er eine gewisse Konzentration, um sein Anliegen sinnvoll formulieren zu können. In beiden Fällen wäre Werbung fehl am Platz.


Folgende Informationen sollten in einer Anrufbeantworteransage nicht fehlen:

Begrüßung mit Firmenname und Abwesenheitsentschuldigung
Öffnungszeiten bzw. Sprechzeiten
E-Mail-Adresse oder Web-Adresse als Kontaktmöglichkeit
eventuell alternative Telefonnummer oder Mobilnummer
Verabschiedung
Ankündigung der Möglichkeit, eine Nachricht nach dem Piepton zu hinterlassen

Aufbau und Inhalt einer Warteschleife

Die Herausforderung bei einer Warteschleife ist es, den Kunden in der Leitung zu halten, ohne dass dieser mit zunehmender Wartezeit allzu sehr genervt ist. Den größten Einfluss darauf hat natürlich die verwendete Hintergrundmusik. Diese sollte nicht zu "actionreich" sein. Aber auch nicht zu einschläfernd. Die beste Wahl für eine gute Warteschleifenmusik ist ein Mid-Tempo-Track mit abwechslungsreichem Arrangement und einer catchy Melodie-Linie.


Bei einer gutgemachten Warteschleife empfiehlt sich eine Gliederung in folgende Teile:

Begrüßung mit Firmenname, in der auf die nun folgende Wartezeit vorbereitet wird
optimistische Ankündigung, dass ein Mitarbeiter schnellstmöglich zur Verfügung steht
Musik, ca. 30 Sekunden
Hinweis, dass noch etwas Wartezeit besteht, ein Mitarbeiter aber schnellstmöglich verbunden wird
Musik, ca. 30 Sekunden
Hinweis, dass noch etwas Wartezeit besteht, direkt danach ein Werbeblock
Musik, ca. 30 Sekunden
Hinweis, dass nun verbunden wird oder Hinweis, dass kein Mitarbeiter zur Verfügung steht und es der Anrufer später noch einmal versuchen soll

Die Teile bis können beliebig wiederholt werden. Teil kann dabei mehrfach variiert werden.

Telefonansagen für Firmen, Warteschleifenansagen für Firma, Anrufbeantworteransagen geschäftlich

Tipps zum Audio-Format

Wie Sie Durchblick im Audio-Formate-Jungle bekommen

MP3, WAV oder A-law?

So viele Telefonanlagen es gibt, so viele Telefon-Audio-Formate gibt es auch. Die gute Nachricht ist aber, dass die Tendenz erkennbar ist, dass sich die Anbieter von Telefontechnik weitestgehend in Richtung MP3-Format bewegen. Dennoch gibt es ein paar technische Details zu beachten.

Das Telefon überträgt das Audio-Signal nur einkanalig, also in Mono. Will man ein MP3 in eine Telefonanlage einbinden, muss das Audio-File mit Ansage und Hintergrundmusik vorher geprüft werden, ob es monokompatibel ist. Denn beim Einsatz in der Telefonanlage werden die beiden Kanäle des, meist in Stereo vorliegenden MP3-Files addiert. Zuweilen beschränken sich Telefonanlagen auch nur auf einen der beiden Kanäle. Beide Varianten, Addition und Beschränkung auf einen der beiden Kanäle, haben extreme Veränderungen im Klang zur Folge. So können mitunter Lautstärken, Hall-Effekte oder Balance der Hintergrundmusik stark verfremdet werden.

Das Tonstudio von TelAnPro hat diese und andere technische Besonderheiten im Bereich Telefonie stets im Blick.

Die häufigsten Formate nach MP3 sind WAV und A-law. Eigentlich recht übersichtlich. Aber schon allein bei diesen 3 Audio-Formaten gibt es eine Vielzahl von spezifischen Einstellungen und Anforderungen: Wird das Audio-File in 8 Bit oder 16 Bit benötigt? Braucht es 8kHz, 32kHz oder 44.1kHz? In Mono oder in Stereo? 128 kbps oder besser 320 kbps? Wir benötigen alle in der Anleitung Ihrer Telefonanlage aufgeführten Angaben, um die Funktionalität der individuellen Ansage gewährleisten zu können.

TelAnPro garantiert die Funktionalität aller produzierten Audio-Files in Ihrer Telefonanlage.

Sollten einmal die Angaben zum benötigten Audio-Format Ihrer Telefonanlage fehlen oder unvollständig sein, stellen wir Ihnen mehrere Formate, nach dem Prinzip Trial and Error zur Verfügung, bis das passende Format gefunden ist.

Auch wenn sich Ihr Technik-Setup im Laufe der Zeit ändern sollte und ein anderes Audio-Format benötigt wird, ist dies kein Problem. Wir konvertieren Ihre Ansage oder Ihre Warteschleifenmusik auch nachträglich in das gewünschte Format – selbstverständlich kostenfrei.

Telefonansagen für Firmen, Warteschleifenansagen für Firma, Anrufbeantworteransagen geschäftlich
Informationen zu Anrufbeantworteransagen, Informationen zu Telefonansagen, Informationen zu Warteschleifenansagen, Informationen zu Hinterggrundmusik GEMA-frei, Informationen zu Warteschleifenmusik gemafrei, Informationen zu gemafreier Wartemusik Informationen zu Anrufbeantworteransage, Informationen zu Telefonansage, Informationen zu Warteschleifenansage, Informationen zu Hinterggrundmusiken GEMA-frei, Informationen zu Warteschleifenmusiken gemafrei, Informationen zu gemafreien Wartemusiken Tipss für Anrufbeantworter-Ansagen, Tipss für Telefon-Ansagen, Tipss für Warteschleifen-Ansagen, Tipss für Mailbox-Ansagen, Profi-Sprecher für Mailbox, Mailbox-Sprecherin professionell Telefon Audio-File, Anrufbeantworter Audio-File, Mailbox, Audio-File, Warteschleife Audio-File, Audio-File Format, Audio-File WAV, Audio-File MP3, Audio-File A-law, Audio-File U-law, Audio-File OGG, Audio-File Telefonformat Telefon 8 kHz, Telefon 16 kHz, Telefon 32 kHz, Telefon 44.1 kHz, Telefon Mono, Telefon 16 Bit, Telefon 8 Bit, Telefon lossless, Telefon uncompressed, Telefon MP3 kbps Audio-Format Telefonanlage, Audio-Format Telefon, Audio-Format AB, Audio-Format Anrufbeantworter, Audio-Format Warteschleife, Audio-Format Warteschleifenansage, Audio-Format AB-Ansagen, Audio-Format WS-Ansagen Struktur Warteschleife, Ablauf Warteschleife, Aufbau Warteschleife, Funktion Warteschleife, Teile Warteschleife, Wiederholung Warteschleife, Repeat Warteschleife, Loop Warteschleife, Werbung Warteschleife, Dauer Warteschleife Werbung Anrufbeantworter, Werbung AB, Werbung WS, Werbung Wartemusik, Werbung Warteschleifenmusik, Werbung Warteschleife, Werbung, Werbung einfügen Anrufbeantworteransage Firma Anrufbeantworter, Firma Warteschleifen, Firma Telefonansagen, Firmen AB, Firmen-Anrufbeantworter, Firmen-Ansage für Telefon, Firmen Ansagen Ferien, Firmen Ansagen Urlaub, Firmen Telefone professionell besprechen Unternehmen Anrufbeantworter, Unternehmen Warteschleifen, Unternehmen Telefonansagen, Unternehmen AB, Unternehmen-Anrufbeantworter, Unternehmens-Ansage für Telefon, Unternehmen Ansagen Ferien, Unternehmen Ansagen Urlaub, Unternehmen Telefone professionell besprechen geschäftlicher Anrufbeantworter, geschäftliche Warteschleife, geschäftliche Telefonansagen, AB-Ansagen geschäftliche, Tipps für geschäftliche Ansagen professionell, Hinweise zu geschäftlicher Warteschleifenansage Infos zu ärztlicher Bandansage Praxis, Arztpraxisansagen richtig gestalten, Arztpraxistelefonansage richtig strukturiert, Warteschleife Arzt-Praxis, Tipp für Telefonansage Arzt-Praxis individuelle Orchester Arrangements | Noten für Orchester | Musikproduktion Sinfonieorchester Musikproduktion Popmusik | Tonstudio Aufnahme | Komposition, Produktion, Mix und Mastering Filmmusik Kompositionen | Komponist für Filmmusik | Musikproduktion, Komposition, Arrangement Filmmusik Produktion GEMA-frei | Komposition Werbefilm | Imagefilm Musikkomposition | Musik für Werbung Produktion von Hörbüchern | professionelle Sprecherinnen und Sprecher | Tonstudio-Aufnahme | Hörbücher für Audible Produktion von Hörspielen | Schnitt, Mix, Mastering | Sound Design für Hörspiele | Musik Komposition für Hörspiel Spielplatzbau Robinie | Naturnahe Spielplätze individuell | Wasserspielplatz | Themenspielplätze deutscher Filmkomponist | score production | music for movies | music for film | german composer for filmmusic individuelle Telefonansagen | Anrufbeantworter Ansagen professionell | Warteschleifenmusik GEMA-frei | gemafreie Hintergrundmusik german newcomer popmusic | music production germany | popmusic singer | popmusic producer | Curran Carter - About Love | Curran Carter - Stupid Idea newcomer popmusic germany | newcomer popmusic europe | new popmusic singer germany | new popmusic europe | newcomer music | newcomer popmusic