Eine oftmals in Unternehmen unterschätzte und als profan wahrgenommene Frage ist die Frage der inhaltlichen und strukturellen Gestaltung einer Bandansage in Warteschleifen oder Anrufbeantwortern. Die Präsentation am Telefon gehört zu den wichtigsten imagebildenden Elementen in der Firmenpräsentation nach außen. Da diese auf rein auditive Wahrnehmung reduziert ist, sind Fehler oder verschenkte Potentiale bei unprofessionellem oder lieblosem Einsatz sehr häufig. Neben vielen weiteren Feinheiten gilt es hier, einige Grundregeln zu beachten, welche nachfolgend kurz aufgezählt sind. Die oberste Regel lautet aber natürlich: "Machen Sie es von Anfang an richtig!"

Eine positive Grundstimmung vermitteln

Versetzen Sie sich in Ihren (potentiellen) Kunden! Trifft dieser am Telefon nicht auf einen Menschen, sondern auf eine Maschine, so ist er natürlicherweise erst einmal genervt. Um trotzdem einen Inhalt ohne lebenden Telefonisten vermitteln zu können, muss das, was man hört zum einen inhaltlich interessant und prägnant und zum anderen emotional aktiv entspannend wirken. Das wirksamste Mittel hierfür ist eine Einleitung mit Musik. Erst nach 2 bis 3 Sekunden Musik sollte dann der eigentliche Ansagetext beginnen. Individuell gestaltete Ansagen mit musikalischer Untermalung sind unsere Spezialität. Unsere langjährige Erfahrung auf dem Gebiet der Produktion von Ansagen für Warteschleifen und Anrufbeantworter fließt dabei in den Aufbau jeder Ansage, was z.B. Sprechtempo, Pausengestaltung oder Wiederholungen von Textteilen betrifft ein.

Sympathie erzeugen

Dies funktioniert psychologisch gesehen über exakt 3 Varianten der Stimmgebung der Sprecherin bzw. des Sprechers: Kompetenz und dominantes Auftreten Sexyness und verführerisches Umschmeicheln Verrücktheiten und Unerwartetes. Letzteres ist sozusagen die psychologische Königsdisziplin des Ansagetextes. Diese sollte jedoch streng dosiert und subtil eingesetzt werden. Wenn sie ihrem Kunden beim Anhören ein leichtes Grinsen entlocken können, haben Sie auf jeden Fall schon seine Aufmerksamkeit und sein Wohlwollen gewonnen. Unser umfangreicher Pool an professionellen Sprecherinnen und Sprechern und unsere langjährige Erfahrung im Bereich Telefonansagen werden Ihrem Unternehmen einen unverwechselbaren Ausdruck verleihen.

Interesse fokussieren

Kein Mensch möchte lange Monologe hören. Aufzählungen von allen möglichen Angeboten oder Geschäftsfeldern sind fehl am Platz. In aller Regel weiß Ihr potentieller Kunde, wen er da angerufen hat und warum. Die wahre Aufgabe eines Anrufbeantworters ist zunächst eine psychologische: Eine Entschuldigung an Ihren Kunden für die Nichterreichbarkeit. Wichtig ist natürlich im Folgenden der Name des Unternehmens, damit klar ist, dass man sich nicht verwählt hat. Dann kommt der eigentliche Informations-Teil, der wie schon beschrieben verschieden emotional gestaltet sein kann. Sie haben nun ca. 30 Sekunden Zeit, ein Image zu präsentieren, welches Ihrem Unternehmen entspricht und den Kunden inhaltlich abholt. Eine der wichtigsten zu klärenden Fragen ist die der Erreichbarkeit. Die Geschäftszeiten, alternative Rufnummern oder E-Mail- bzw. Web-Adressen werden normalerweise durch den Anrufer abgewartet und sollten daher am Ende der Ansage platziert werden. Sie haben Fragen zur Gestaltung? Wir beraten Sie gern!

Heute zählt Effizienz und Präzision, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung. Die oftmals überbordende Arbeit und Bürgernähe wird durch unzählige Telefonanrufe und Auskünfte häufig verlangsamt und ständig unterbrochen. Und dabei haben bis zu einem Drittel aller behördlichen Kommunikation am Telefon zum Inhalt, wohin sich der Anrufer richtigerweise hätte wenden sollen.

Geben Sie Ihrem telefonischen Erscheinungsbild nach außen und Ihrer Kommunikationsfähigkeit mit dem Bürger einen professionellen Rahmen, der allen Herausforderungen an eGovernment, Effizienzgestaltung und Image bzw. Öffentlichkeitsarbeit und Service entspricht.

Die Firma TelAnPro ist spezialisiert auf die Produktion von behördlichen Ansagetexten mit musikalischer Hintergrunduntermalung und bietet speziell angepasste Lizenzen für z.B. Anschlüsse mit sehr vielen Teilnehmern bzw. Endgeräten und jederzeitige Erweiterung und Aktualisierung der Ansagen und Texte. Gern machen wir Ihnen Vorschläge und geben Beispiele für Texte oder Ansagen-Muster für das Besprechen Ihres Anrufbeantworters oder ihrer Telefonanlage.

Für deutschlandweit zahlreiche Behörden auf Stadt-, Landes- oder Bundesebene ist TelAnPro ein verlässlicher Partner und kompetenter Berater. Wir bieten Ihnen Ansagen auf Deutsch, Englisch, Französisch und in vielen weiteren Sprachen.

Wir beraten Sie gern zu Ihrer umfassenden und zugleich ansprechenden Audiopräsentation über Ihre Telefonanlage. Wir produzieren Ihre individuellen Texte zu Bürgerinformation, Sprechzeiten und Ansprechpartnern. Hierbei arbeiten wir Hand in Hand mit Ihrer IT-Abteilung und Haustechnik.

So viele Telefonanlagen es gibt, so viele Telefon-Audio-Formate gibt es auch. Die gute Nachricht ist aber, dass die Tendenz erkennbar ist, dass sich die Anbieter von Telefontechnik weitestgehend in Richtung MP3-Format bewegen. Dennoch gibt es ein paar technische Details zu beachten.

Das Telefon überträgt das Audio-Signal nur einkanalig, also in Mono. Will man ein MP3 in eine Telefonanlage einbinden, muss das Audio-File mit Ansage und Hintergrundmusik vorher geprüft werden, ob es monokompatibel ist. Denn beim Einsatz in der Telefonanlage werden die beiden Kanäle des, meist in Stereo vorliegenden MP3-Files addiert. Zuweilen beschränken sich Telefonanlagen auch nur auf einen der beiden Kanäle. Beide Varianten, Addition und Beschränkung auf einen der beiden Kanäle, haben extreme Veränderungen im Klang zur Folge. So können mitunter Lautstärken, Hall-Effekte oder Balance der Hintergrundmusik stark verfremdet werden.

Die häufigsten Formate nach MP3 sind WAV und A-law. Eigentlich recht übersichtlich. Aber schon allein bei diesen 3 Audio-Formaten gibt es eine Vielzahl von spezifischen Einstellungen und Anforderungen: Wird das Audio-File in 8 Bit oder 16 Bit benötigt? Braucht es 8kHz, 32kHz oder 44.1kHz? In Mono oder in Stereo? 128 kbps oder besser 320 kbps? Wir benötigen alle in der Anleitung Ihrer Telefonanlage aufgeführten Angaben, um die Funktionalität der individuellen Ansage gewährleisten zu können.

Sollten einmal die Angaben zum benötigten Audio-Format Ihrer Telefonanlage fehlen oder unvollständig sein, stellen wir Ihnen mehrere Formate, nach dem Prinzip Trial and Error zur Verfügung, bis das passende Format gefunden ist.

Auch wenn sich Ihr Technik-Setup im Laufe der Zeit ändern sollte und ein anderes Audio-Format benötigt wird, ist dies kein Problem. Wir konvertieren Ihre Ansage oder Ihre Warteschleifenmusik auch nachträglich in das gewünschte Format – selbstverständlich kostenfrei.